Die Bearbeitung einer einzigen Lieferantenrechnung kostet bis zu 10 CHF
Das Sparpotential durch die Integration eines Dokumentenmanagementsystems ist daher immens.
Doch wo liegen eigentlich die grössten Herausforderungen bei der Rechnungseingangsverarbeitung? Wir gehen dem Ganzen auf den Grund und beantworten, warum es sich lohnen kann, Rechnungsprozesse zu digitalisieren.
HERAUSFORDERUNG #1:
Unterschiedliche Kanäle, Formate und Empfänger
Die effiziente Verarbeitung von Lieferantenrechnungen ist häufig eine der grössten Herausforderungen im Geschäftsalltag, denn grosse Mengen, unterschiedliche Formate und mehrere Unternehmensstandorte verlangsamen den Verarbeitungsprozess. In vielen Fällen werden zudem digitale Rechnungen an unterschiedliche E-Mailadressen gesendet oder Spesenabrechnungen per Kassenbeleg eingereicht.
HERAUSFORDERUNG #2:
Rechnungen verteilen
Oft wissen nur erfahrene Mitarbeiter, wer welche Rechnungen visiert. Deren Verteilung ist zudem teuer - unabhängig davon, ob sie selbst abgeholt, auf den Schreibtisch gelegt oder per Post zugestellt werden. Je mehr Mitarbeiter und Standorte involviert sind, desto komplexer wird es. Der Versand per E-Mail macht es häufig nicht einfacher.
HERAUSFORDERUNG #3:
Rechnungen visieren lassen
Die Abzeichnung einer Rechnung geht in der Regel schnell und unspektakulär. Dennoch bleiben Rechnungen häufig tagelang unbearbeitet, wenn Lieferungen und Gutschriften noch abgewartet werden oder der Verantwortliche ausser Haus ist.
HERAUSFORDERUNG #4:
Rechnungsdaten korrekt verbuchen
Die Übertragung der Daten eingegangener Rechnungen in das ERP der Finanzbuchhaltung ist zeitaufwändig und komplex. Trotz EDI und e-Rechnungen wird man auf manuelles Buchen in absehbarer Zeit kaum verzichten können. Doch hierzu sind umfangreiche Backgroundinfos nötig, um die Rechnungsdetails korrekt spezifizieren zu können. Was also tun, wenn diese Infos fast unleserlich auf die Papierrechnung gekritzelt wurden?
HERAUSFORDERUNG #5:
Physische Rechnungsablage
Die manuelle Archivierung von Lieferantenrechnungen und Kopien in Ringordnern oder Registerschränken ist in vielen Unternehmen eine Tradition. Derartige Archive sind nicht nur zeit-, kosten- und platzintensiv, häufig existieren zudem lokale Archive von einzelnen Mitarbeitern oder Abteilungen.
HERAUSFORDERUNG #6:
Zugriff auf archivierte Dokumente
In Aktenschränken und Ringordnern nach Rechnungen zu suchen, kann sich als zeitraubend und schwierig erweisen. Vor allem dann, wenn Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten arbeiten oder Archive nur begrenzt zugänglich sind.
HERAUSFORDERUNG #7:
Zahlungsfristen einhalten
Wenn eine Rechnung nicht rechtzeitig gezahlt wird, kann es teuer werden. Dann entfällt nicht nur der Skonto - im schlechtesten Fall kommen sogar Verzugszinsen oder Mahngebühren hinzu. Weniger gut messbar, jedoch genauso ärgerlich sind investierte Ressourcen zur Bearbeitung eines solchen Versäumnisses.
HERAUSFORDERUNG #8:
Revisionen durchführen
Die Überprüfung sämtlicher Geschäftsvorfälle mit den dazugehörigen Belegen ist zeit- und kostenintensiv. Auf Papier basierte Verfahren und manuelle Routinen verzögern diesen Kontrollprozess – bei internen als auch bei externen Untersuchungen.
HERAUSFORDERUNG #9:
Tagesgenaue Prognosen erstellen
Manuelle und auf Papier basierende Genehmigungsverfahren für Rechnungen verzögern häufig Buchungen. Dies macht es fast unmöglich, eine aktuelle Bilanz und erst recht eine aussagekräftige Cashflow-Projektion in Echtzeit zu erstellen.
KURZUM
Es gilt zahlreichen Herausforderungen gewachsen zu sein, um einen reibungslosen Rechnungseingangsprozess zu gewährleisten. Wir bieten Ihnen Lösungen zur einfachen und schnellen Verarbeitung von Lieferantenrechnungen und der Einhaltung von Aufbewahrungspflichten und Revisionsauflagen.